全ての人を人財に!28年にわたり人材教育・人財育成研修、コンサルタントに携わる茨城県つくば市の株式会社エミーです。

「EMMYのおもてなし英会話」 会社受付編

Emmyのおもてなし英会話 会社受付編 〜by Miki〜

 

会社受付編 1

様々な企業への海外からのお客様は今後もどんどん増えていくと思われます。受付で役にたつフレーズを練習しましょう。

第一印象はとても大切、英語でも丁寧な言葉使いを心がけましょう。

”Hello” のあとに男性の方には “sir” 、女性の方には “ma’am”をつけてご挨拶をします。オーソドックスですがEmmy では品のある表現をお使いになることをおすすめしています。

 

会社受付編 2

さて品良くお客様をお迎えしましたが、ご挨拶のあとには

“How may I help you?”

このフレーズも “Can I help you?”などよりも丁寧な表現です。「どのようなご用件でしょうか?」と言った意味合いで使うことができます。

 

会社受付編 3

今日はお客様からのお返事のパターンを考えていきましょう。良く使われるフレーズは

1.“I have an appointment with 〜”

2.“I have a meeting at 〜”,

3.“I am here to see 〜” などがあります。

それぞれ〜に入る例文、考えてみてくださいね〜 Emmy からの例文は明日!

 

会社受付編 4

さあ、皆さんはどのような例文を作りましたか? Emmy の例文です。

1: “I have an appointment with Mr. Watanabe.”

2: “I have a meeting at 3pm.”

3: “I am here to see Ms. Yamada.”

まずは短い文面ですが、実際にはそれぞれもっとディテールがつきますよね。それらの説明はまた来週! Enjoy your TGI Friday!

 

会社受付編 5

では今日は先週の文面に肉付けをしていきましょう!

1: “I have an appointment with Mr. Watanabe at 3 o’clock.”

のように “at” と時間を足し「3時に渡辺さんとお約束しています。」

2: “I have a meeting at 3pm with Mr. Sato.”

こちらには “with”と苗字をつけて「3時に佐藤さんとお約束があります。」

3: “I’m here to see Ms. Yamada from sales department.”

で「営業の山田さんに面会に来ました。」とできます。付け加えたり入れ替えたりで内容も自由自在ですね!

 

会社受付編 6

昨日までは来客の方がおつかいになるフレーズでした。今日は受付側の対応です。まずは来客者の氏名を頂戴したいですよね。

“May I have your full name please?” “full name”で氏名となりますが発音しにくい方は

“May I have your first and last name please?” とお伺いすることもできます。

 

会社受付編 7

外国の方のお名前は聞きなれないこともあり、口頭でお伺いしても良くわからない時もしばしば。大切なお名前ですので推測は避けましょう。

“Would you be so kind to spell that for me?”

とお名前をスペリングしていただき、確認しましょう。

 

会社受付編 8

さてお名前の発音が良くわからない時もあります。そんな時もしっかりとお伺いしましょう。

”Could you tell me how to properly pronounce your last name?”

「恐れ要りますがお客様の苗字の正しい読み方を教えていただけますか?」または質問が度重なり心苦しい時などは

“Mr. Weisz? Please correct me if I am not pronouncing it right.”

「バイス様、、とお読みして間違いないでしょうか?」といった感じでお聞きする手もありますね。

 

会社受付編 9

企業によってはセキュリティ上、来客者の方にIDのご提示をお願いするところもあります。

“May I see some identification with photo, please?” と丁寧にお願いしましょう。”

identification with photo” や “photo identification” は写真付きのIDのことで、パスポートや運転免許証などがそうですね。IDの確認がすみましたら、

”Thank you for your cooperation.” 「ご協力に感謝いたします。」と笑顔でお礼を言いましょう。

 

会社受付編 10

“Mr. Watanabe will see you in his office.  It is located on the 5th floor.  Please go right upon exiting elevator and it will be the third door on your left.”

「渡辺はオフィスにてお待ちしております。オフィスは5階にございます。エレベーターを右手に出ましたら、左側3番目のドアになります。」 英語では社内の人にも敬称をつけます。場所の説明は少し長いですが、位置関係を頭に描きながらすると良いと思いますよ!

 

会社受付編 11

昨日はお客様に直接オフィスへ向っていただきましたが、今日は受付でお待ちいただくパターンです。例えば、

“Mr. Sato will be here shortly. “  「佐藤は間もなく参ります。」

お待ちいただけるお席などがある場合には

“Would you like to have a seat while you wait?” のようにやんわりとおすすめします。

つい使いたくなってしまうフレーズが “Please sit down.”  “Please” はついていますがこれでは命令形になってしまいますのでご注意を!

 

会社受付編 12

手違いがあり担当者が不在!なんてことも慌てずに対処できるようにしましょう。まずは

“ I am afraid that there might have been a mistake. “

「恐れ要りますが、手違いがあったようです。」 そして

”Mr. Suzuki seems to be away from the office at the moment.”

「ただいま鈴木は外出中のようです。」と状況をお伝えしましょう。

この二つのフレーズは “but” を使ってひとつのフレーズにすることもできます。”but”の後の文面を変えれば様々な状況説明をできますね。

 

会社受付編 13

ご訪問内容の再確認をさせていただきたい時は、

”Excuse me but may I ask that you have an appointment with Mr. Suzuki from which department again?”

「恐れ要りますが、どちらの部署の鈴木でしょうか?」 この際も

“Did you say you have an appointment with Mr. Suzuki from sales department?”

のように聞き返すような言い方は避けることをおすすめします。

 

会社受付編 14

再確認をする間お待ちいただきたい時などには

“Would you please wait while I double check?” と丁寧にお願いしましょう。

代わりの社員が対応にあたる場合には、

”Another person will be here to assist you shortly.”

と「ただいま別の者がすぐに対応に参ります。」のようにお伝えすることができますね。では皆様、Have a fun filled weekend!

 

会社受付編 15

各企業によって受付での手順も様々だと思います。来訪者にお名前等の記入をしていただく来客受付票のある所も多いようですね。

「こちらの来客票にご記入をお願いいたします」

“Please fill out this Visitors’ Information form.” とお願いできます。

”fill in” という表現もありますが、こちらはどちらかというと「空欄をうめる」イメージです。全項目記入していただくのであえて “fill out” を使います。

 

会社受付編 16

あら、表記は日本語のみ?ここは落ち着いてご説明しましょう。

お名前はわかりますね?「電話番号」は海外からのお客様ですと滞在先のホテルの番号や個人の携帯番号など様々と思われますが、”your contact number” とご説明すればいいですね。もちろん “phone number” でもばっちりです。

日本語だと「お勤め先」なんてありますね、そこは “name of your company or organization” となります。

 

会社受付編 17

「来訪先」は例えば

”name of the person or department you have an appointment with”

とご説明できます。この表現ならお約束が個人でも部署でも両方に使えますね。

製薬会社のような研究室のあるような企業では日本への入国日をお伺いするところもあるようです。例えば

“Please write date of your arrival to Japan, here.”

「こちらに日本への入国日をご記入ください」で通じます。

 

会社受付編 18

さて訪問者用のIDカードをお渡しするところもあります。

”Here is your Visitor ID Card, Please wear it all the time while visiting.”

「こちらがビジター用のIDです。訪問中は常に身につけていて下さいませ」

エレベーターなどでカードが必要な場合には

“You can swipe this card for elevator.”

「エレベーターではこちらのカードをご利用下さい」 更には

“This card allows you to visit 6th floor only.”

のようにお客様のご利用になる階のみにアクセスがあることをお伝えするシチュエーションもありますね。

 

会社受付編 19

貸し出ししたIDの回収もとっても大切。忘れずにご説明しましょう。

”Please kindly return this ID Card at the reception desk when you leave.”

「お帰りの際には受付にカードをお返しくださいますようお願い申し上げます」

いよいよお帰りになるお客様には笑顔で

“ Thank you for your visit.  Have a good afternoon / evening.”

と笑顔で送り出しましょう。

 

会社受付編 20

受付では「あれ?」と思うようなことにも遭遇しますがそんな場面でも落ち着いて対応したいですね。まずはこんな時。「訪問先違い」、例えばお隣のビル内の他社への訪問者。

”I’m afraid but the office you are visiting is in the next building.”

とご説明したらお分かり頂けると思います。ネガティブな単語の使用は避けた表現をお勧めします。

 

会社受付編 21

「訪問先違い」にはこんな場合も、似た会社名の他社。場所もご近所だったりすると起きてしまうようです。例えば、

”It seems you have an appointment with ABC Company.  We are ABS.  ABC Company is just around the corner .”

「ABC様とお約束がおありになるようですね。私どもは ABSです。ABC様はすぐお近くです。」のようにやんわりとご説明したいですね。

 

会社受付編 22

「訪問先違い〜その3」同じ会社の別の支店。お客様の訪問先を確認した上で例えば、

”Thank you for your visit today, but I am afraid your appointment seems to be at another branch. “

「ご訪問(ご来店)ありがとうございます。お客様のご予約は別の支店でいただいているようです」

もしお約束の支店名などがはっきりしている際には “another branch” に支店名を使います。その後、正しいお約束の場所へのご案内やご予約先などへの連絡など会社の方針や状況に合わせ上手に対処してください。

 

会社受付編 23

時にはお約束のない突然の訪問の方もいらっしゃいます。まずはご予約の有無を確かめます。

”Do you have an appointment with us today?”

「本日はご予約を頂戴してますでしょうか?」例えば次のような場合

”No, but I would like to see Mr. Sato in PR.”

「いいえ、でも広報の佐藤さんとお会いしたいのですが」

指名の部署に連絡をする前に簡単にご用件をお伺いしたい時などは

“May I ask what it’s regarding?” でいいですね。

 

会社受付編 24

必要事項をお伺いしましたら訪問希望先の部署等に連絡ですね。お客様にはお待ちいただきますので、

”Let me call Mr.Sato, would you please wait for a moment?”

「佐藤に連絡をいたしますので少々お待ちいただけますでしょうか?」や、お座りいただけるようでしたら、

”Please take a seat while I contact Mr.Sato”  と促しましょう。

では続きはまた来週!Stay warm!

 

会社受付編 25

How was your weekend?  皆様の週末はいかがでしたか? さて先週はお約束のない来訪者への応対中でしたね。まずは対象者の佐藤さんが不在の時。

“I’m afraid Mr. Sato is not available.”

「あいにく佐藤は席をはずしております」ですが、、、これだけですとちょっと言葉が足りないですね。 1)ただいま、2)今日1日、3)来週月曜まで、などもう少し具体的にご説明したいですよね? それぞれ、1)at the moment, 2)today, 3)until next Monday のようなフレーズを付け足すことができます。

 

会社受付編 26

1)の “I’m afraid Mr. Sato is not available at the moment.” に続けて

“Would you like to wait?” 「お待ちになられますか?」とお伺いすることもできますよね。

”He should be available  in 15 minutes.” 「15分ほどで戻るようです」などと付け加えられればより行き届きます。その後、待たせっぱなしにしないようにご注意!

 

会社受付編 27

2) の “today”の使い方も同じく文尾につけて

“I ‘m afraid Mr. Sato is not available today.” になります。もし不在の説明などがあれば、

”He is out of town till tomorrow.” 「明日まで出張中です」のように続けられますね。

”out of town” は直訳しますと ”街を出ています” ですが  ”明日まで留守です” →ビジネスシーンですので ”出張中” という意味に使えます。

 

会社受付編 28

3) もそのまま

“I’m afraid Mr. Sato is not available until next Monday.”

こちらは数日ありますので理由としては海外出張や長期の出張など、休暇中もありですね。

出張の場合は “He is away on a business trip”, 休暇中でしたら “He is on leave.” や “He is on vacation(アメリカ式) / holiday (イギリス式) でいいでしょう。

 

会社受付編  29

さて突然の来訪者に担当者が不在なことは通じましたね。フォローとして1)伝言をうける 2)連絡先をいただく 等があると思います。

1) May I take a message?

2) Would you like to leave your conatct number? それぞれの状況に合わせてくださいね。

ではみなさん、来週からは新しいシリーズです!お楽しみに〜

 

 

 

 

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