全ての人を人財に!28年にわたり人材教育・人財育成研修、コンサルタントに携わる茨城県つくば市の株式会社エミーです。

「EMMYのおもてなし英会話」電話応対編

 

omotenasieikaiwa_telEMMYのおもてなし英会話 電話応対編 ~by Miki~

 

電話応対編 1

突然にかかってきた英語での電話!さあどうしましょう?慌てず落ち着いて対処しましょう。

“$#*<£x@%#>?”

え? え?え?

自信ゼロの方: “I’m afraid I can’t speak English.  Please hold, I will get someone who speaks English for you ”

少し長いですが意味合いとしては「申し訳ごさいませんが英語は出来ませんのでわかるものと代わりますのでしばらくお待ちください」どうしても長すぎるようでしたら”Please hold”以下は省略してもお待ち頂けることでしょう。それも無理そう?”Please hold!”だけでも大丈夫、大急ぎで英語の出来る方と代わりましょう〜

 

電話応対編 2

突然の英語でのお電話、今日は英会話アレルギーのない皆様向けです。 “$#*<£x@%#>?”

まずは “Hello, how may I help you?” と応対してみましょう。

 

相手の表情の見えないお電話での英語、普段よりはっきりとゆっくりめに話すといいですよ!

 

電話応対編 3

“Is Mr. Watanabe in?”

“Mr. Watanabe, please”

“Can I speak to Mr Watanabe?”

これらは全て「渡辺さんお願いします。」の意味ですね。

渡辺さん在席ですぐに対応可能な時:  “Yes, please hold, thank you”

コンマの箇所はしっかり切ってはっきりしゃべりましょう。

 

電話応対編 4

今日は渡辺さんが不在または対応不可な時です。

“I’m afraid that he is not available at the moment.”

とりあえずクリア、でもこの後の応対が大切ですよね〜続きは明日!

 

電話応対編 5

さて渡辺さんの不在はお伝えしましたが…”May I have him return your call?” 「折り返しお電話を差し上げるようお伝えしますか?」この時相手の方が知りたいのは「いつ?何時頃?」ですよね? そこはまた週明け月曜日に〜

Have a great weekend!

 

電話応対編 6

さて前回は”May I have him return your call?”で終わりました。この場合だいたい、”Yes”や”Yes, please”と返ってくると思います。まず大切なのは相手の方のお名前と連絡先の確認ですね。

“May I have your name and contact number, please?” しっかりメモを取りましょう!

 

電話応対編 7

お相手のお名前と連絡先を頂戴しましたら必ず復唱ですよね?

“Thank you, Mr Caller(お相手の方のお名前). Let me repeat your number 029-863-2522” 番号はゆっくり1つずつ区切って発音すると良いですね!

 

電話応対編 8

外国の方のお名前、上手く聞き取れない事もしばしば。そんな時は “Excuse me, but could you kindly spell your name ?” とお伺いすれば間違いを防げますね。

 

電話応対編 9

お名前のスペリングを頂いたらやっぱり復唱、確認です。

Mr. Millerでしたら、”M, I, L, L,E,R,  Mr. Miller.  Thank you very much”

バッチリですね。

 

 

電話応対編 10

“Mr. Watanabe should be able to return your call in ten minutes”

この表現は折り返しの電話可能な時間が比較的すぐな時。

数時間後になりそうでしたら”Mr. Watanabe will contact you by five o’clock today” のように時間に幅を持たせた返答がお勧めです。

 

電話応対編 11

今週は渡辺さんが、出張中で次の月曜日までまで戻らないシチュエーションから始めましょう。

“I’m afraid that Mr Watanabe is away on a business trip. He will be back next Monday.”

会社に戻る予定などがお知らせ可能な場合は上のように付け加えましょう。

 

電話応対編 12

さて渡辺さんの出張についてはお知らせしましたがここからも幾つかのケースが考えられますね。お急ぎのご用件でしたら携帯電話への連絡もあり。 “Mr.Watanabe can be reached on his mobile/cell phone.”,  更に “Would you need his number?” などと付け加えれば親切ですね。

 

電話応対編 13

Mobile phone vs Cell phone

携帯電話は日本ではほぼ皆さん”ケータイ”って呼びますよね。英語で良く使われてるのは”Mobile” と”Cell” 。 両方知っていればヒアリングの時に役立ちます。

 

電話応対編 14

海外へ長期出張中などですとやはり「携帯電話へおかけ下さい」とはいかないですね。まずは “Mr. Watanabe is on an extended overseas business trip” と状況をご説明しましょう。

 

電話応対編 15

出張から戻る日程をお伝え可能な時には次のように言えればGood!

“He is expected to return on July 10th.”

続きはまた月曜日から〜Enjoy your weekend!

 

電話応対編 16

さて先週は長期の海外出張中である事をお伝えしましたね。”Would you like to speak to someone from his department instead?” 「部署内の別の者が代わりにお伺い致しましょうか?」と「不在です。」だけで終らせないようにします。

 

電話応対編 17

ではご希望の部署へおつなぎしましょう。

“Please hold, I will transfer you to the Sales department.”

「営業部へおつなぎいたしますので少々お待ち下さい。」

他にも経理部 “Accounting Department”や、人事部 “Human Resources Department”など色々。社内の部署名を把握しておくと役立ちますね。

 

電話応対編 18

伝言を承る時には

“May I take a massage?”

“Would you like to leave a message?” などの言い回しがあります

 

電話応対編 19

折り返しお電話を差し上げる伝言を受けた時は “Is there a good time to return your call?”のように相手のご都合の良い時間帯をお聞きできればより行き届きますね。

 

電話応対編 20

さて電話応対の最後には

“Is there anything else I may be help with?”、「他にご用はごさいませんか?」や

“Thank you for calling.  Your message will be delivered to Mr Watanabe. “、「お電話をありがとうございました。ご伝言承りました。」とケースに合わせてしめましょう! もちろん最後は “Good bye”ですね。

週明けからは「アパレル•販売編」を予定しています。皆さん Happy Father’s Day Weekend!

 

 

 

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