全ての人を人財に!28年にわたり人材教育・人財育成研修、コンサルタントに携わる茨城県つくば市の株式会社エミーです。

「EMMYのおもてなし英会話」 ビジネスレター編

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EMMYのおもてなし英会話 ビジネスレター編 ~by Miki~

 

ビジネスレター編 1

先週は文書でのクレーム対応で終わりましたので今週からはビジネスレターにトライしましょう!

基本の書式を説明していきますね。

書面の上から順に1.レターヘッド、2.日付、3.宛名、4.敬辞、5.件名、、、と続きます。

1.レターヘッドには自社名、住所、電話番号の記載ですね。弊社を例にとりますと次のようになります。

Emmy Inc.

315-15, Arai, Tsukuba City,

Ibaraki, Japan, 303-0835

TEL: 029-863-2522

FAX: 029-896-5710

Emailアドレスなどあれば最後に付け加えます。

 

 ビジネスレター編 2

次は日付です。

August 23, 2016 (アメリカ式)

23 August 2016 (イギリス式)

イギリス式では日にちが月の 前になりカンマなども基本入らないそうです。

 

ビジネスレター編 3

さて日付の後は宛名、Inside Addressと言い封筒に書く宛名と統一します。こちらは万が一中身と封筒がばらばらになってしまっても分からなくならない為でもあります。

Mr.○○ など受取人のお名前、SupervisorやManagerのような受取人の役職名、Sales Department や Human Resources Department などの部署名そして会社名に住所と続きます。

 

ビジネスレター編 4

4番目は敬辞、”Mr.” や “Mrs.” また最近は結婚の有無にとらわれない “Ms.”を女性に使うケースも多いですね。受取人の方に合わせた敬称を使いましょう。

 

ビジネスレター編 5

5番目は「件名」Subject.  内容が分かるよう簡潔に。

Subject: Mailing New Product Sample (新製品のサンプル送付) やお問い合わせ頂いた件への返信の際には, Re: Reissuing Statement (明細の再発行について) のように “Re:” を “Subject” の代わりに使います。

件名は太字にしたり大文字を使ったりまたはアンダーラインを引いたりと目立つようにします。

 

ビジネスレター編 6

さていよいよ6番目は本文 “Body” になります。基本はひとつの段落にひとつの要件です。例えばビジネスレター編5で例にあげた件名の”Reissuing Statement”でしたら “We have reissued and enclosed your statement as you requested.” そして段落を新しくして、”e-Statements are also available for viewing and downloading through our website.” のようにご案内もできますね。

 

ビジネスレター編 7

本文をまとめていきましょう。

”Should you require any further assistance, please feel free to contact us.  Thank you for choosing Emmy.”

「その他ご質問等ございましたら弊社へご連絡くださいませ。 エミーをご利用いただきありがとうございます。」

 

ビジネスレター編 8

7番目は結辞 Complimentary Closing です。

色々ありますが、”Very Truly  Yours,”  “Respectfully,”  “Yours Truly,”  このあたりは正式なものとされていて大変フォーマルになります。

その次は “Sincerely,” や “Cordially,” を含むもの、そして “Best Wishes,”  や “Regards,”と続きます。三つ目のグループは個人的なお手紙向きですね。

 

ビジネスレター編 9

結辞の次にくるのが8番目の署名、Signature.  署名ですので差出人の直筆になります。

その下に名前、役職名、会社名などを続けてタイプします。

 

ビジネスレター編 10

いよいよ最後は「その他の注意書き」です。

文書責任情報 “Reference Initials” や同封物 “Enclosure Notation”、写し”Carbon Copy Notification”などの表記です。

書く順も上の通りです。差出人以外の人が文書をタイプした場合は差出人のイニシャルを大文字で書き続けて / をはさみ文書をタイプした人のイニシャルを小文字で書きます。

同封物がある場合はイニシャル欄の下に “Enclosure” といれ、二つ以上ある場合は続けて2や3とその数をいれます。

また手紙の写しを宛名の受取人以外にも送った場合は “CC:”(小文字でも可)に続けて送った人の氏名を書きます。

さあこれで皆さんも英語でビジネスレター、書けますね!また来週!

 

 

 

 

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